Et eksempel på en kommunikationsplan for en åbning er en tidslinje, der er bygget bagfra: du starter ved åbningsdagen og giver hver uge før og efter én opgave og én ansvarlig. Pressen inviteres midt i forløbet, når datoen, vinklen og programmet ligger fast, og ikke dagen før. Efter dagen sender du billeder, fakta og tak, mens journalisten stadig har sagen i hovedet. Nedenfor ser du en opdigtet plan, du kan kopiere opbygningen fra.
Sådan er planen bygget
Tre principper holder planen enkel, også når I kun er få hænder:
- Bagfra. Åbningsdagen er fast. Alt andet placeres i forhold til den.
- Én ansvarlig pr. opgave. Står der to navne, gør ingen af dem det. Er I kun to i virksomheden, så skriv hellere samme navn flere gange end et vagt “os”.
- Én nyhed. Beslut først, hvad pressen skal have at vide, og hvorfor det er nyt for lokalområdet eller branchen. Er du i tvivl, kan værktøjet til at finde din vinkel hjælpe dig. Mere om åbninger som nyhedstype står på siden om åbning af ny forretning.
Kommunikationsplan eksempel: en tænkt åbning uge for uge
Planen herunder er sitets eget illustrative eksempel. Virksomheden, personerne, datoerne og tidspunkterne er opdigtede og er ikke hentet fra en rigtig sag. Eksemplet viser en rækkefølge, ikke et facit for, hvor meget tid din egen åbning kræver. Forestil dig et lille keramikværksted i en provinsby, der åbner en butik torsdag i uge 6. Der er to roller: ejeren og en medarbejder, som tager sig af materiale og praktik.
| Uge | Hvad sker der | Ansvarlig |
|---|---|---|
| 1–2 | Fastlæg dato, nyhed og budskab. Lav en liste over lokale medier og kontaktpersoner. | Ejeren |
| 3 | Fortæl medarbejderne, hvad der siges udadtil. Tag billeder af lokalerne og samle fakta. | Ejeren (besked), medarbejderen (materiale) |
| 4 | Send invitationen til pressen. Opdater hjemmesiden med dato og adresse. | Ejeren (tekst), medarbejderen (udsendelse) |
| 5 | Ring til de udvalgte medier og spørg, om invitationen er nået frem. Gennemgå programmet. | Ejeren |
| 6 | Åbningsdagen: modtag pressen, hold programmet, tag billeder. | Ejeren (værtsrolle), medarbejderen (billeder og navne) |
| 7 | Send billeder, fakta og tak. Svar på spørgsmål og noter, hvad der blev bragt. | Medarbejderen |
Invitationen til pressen
Invitationen skal kunne læses på få sekunder. Den fortæller, hvad der sker, hvornår, hvor og hvorfor det er værd at dække, og hvem journalisten kan ringe til. Et tænkt udkast:
Keramikværkstedet åbner butik torsdag i uge 6. Pressen er velkommen kl. 9.30, før butikken åbner for publikum. Ejeren er til stede og kan fortælle om, hvorfor værkstedet åbner egen butik, og hvad byen får ud af det. Der er mulighed for billeder af lokalerne, og et pressekit med fakta og billeder ligger klar. Kontakt: ejeren, telefon og mail i bunden.
Opbygningen i feltet “hvem, hvad, hvornår, hvorfor og kontakt” minder om en pressemeddelelse. Hvordan felterne bygges op, kan du se i skabelonen til pressemeddelelse. Hvis du vil sende bredt eller via et nyhedsbureau, beskriver guiden om udsendelse via Ritzau forskellen på det og på at ringe selv.
Programmet på dagen
Det tænkte program giver pressen noget at se og nogen at tale med, før gæsterne kommer. Tidspunkterne er opdigtede:
- 9.30: Pressen ankommer og får pressekittet i hånden.
- 10.00: Kort velkomst fra ejeren, hvor nyheden fortælles i få sætninger.
- 10.15: Rundvisning i de nye lokaler.
- 10.45: Tid til interviews og billeder, uden at ejeren skal passe kunder samtidig.
- 12.00: Butikken åbner for publikum.
Pointen er, at ejeren har tid til journalisterne, mens der stadig er ro. Medarbejderen skriver navne og titler ned på dem, der bliver fotograferet eller citeret, så billedtekster og citater bliver rigtige bagefter.
Opfølgningen efter dagen
Dagen efter sender medarbejderen en kort mail til alle, der var med, og til dem, der ikke kunne komme. Mailen indeholder billeder, de vigtigste fakta og et tak. Kommer der spørgsmål, svarer ejeren hurtigt. Når omtalen dukker op, noteres den. Planen lover ikke omtale, men den gør det nemt for en journalist at bruge historien.
Det afhænger af din åbning, og her skal du have hjælp
Eksemplet er ét tænkt forløb for en lille butik. Din egen plan bliver kortere eller længere afhængigt af, hvor stor åbningen er, hvor mange der arbejder hos jer, og hvilke medier der er relevante. En åbning med få journalister kræver mindre end et arrangement med mange gæster.
Guiden dækker ikke betalt annoncering, søgemaskineoptimering eller kommunikationskurser. Den giver heller ikke juridisk rådgivning. Skal du spørge om tilladelser til arrangementet, så tag fat i kommunen. Er du i tvivl om billeder af personer, så spørg en jurist. Skal medarbejderne informeres, før pressen ringer, kan du se guiden om intern kommunikation. Vil du se planen i en større sammenhæng, forklarer guiden om PR-strategi mål, målgrupper og kanaler.
Spørgsmål om kommunikationsplanen for en åbning
Hvornår skal pressen inviteres?
Når dato, vinkel og program er fastlagt. Det skal ske i god tid, men ikke så tidligt, at du endnu ikke kan svare på, hvad der sker. I eksemplet ligger invitationen midt i forløbet og følges op med et opkald, så du ved, om den er nået frem.
Hvem skal have ansvaret, når vi kun er få?
Ejeren tager de opgaver, der kræver en beslutning eller en stemme over for pressen. En medarbejder tager det praktiske: materiale, udsendelse og noter. Det vigtigste er, at hver opgave har ét navn.
Skal vi invitere pressen, hvis åbningen er lille?
Det afhænger af, om du har en nyhed, der interesserer et medies læsere eller lyttere. En ny butik kan være nyhed lokalt, men det er ikke givet. Brug værktøjet til at vurdere vinklen, før du bruger tid på invitationen.
Kan jeg bruge planen til en produktlancering?
Ja, opbygningen bagfra og fordelingen af ansvar kan bruges, men du skal skifte programmet ud. Se produktlancering som nyhedstype for, hvad en journalist vil have at vide.
