Proprel
Event og presseinvitation
- Passer til Events med noget at se
- Nyhedsværdi for pressen Afhænger af programmet
- Sværhedsgrad Lav til middel
- Typiske medier Lokale medier, fagmedier
En presseinvitation er en kort henvendelse til journalister og fotografer om en begivenhed, de kan komme til og dække, fx en reception, en demonstration eller en åbningsdag. Den passer til virksomheder, der har noget at vise, som er bedre at opleve end at læse om. Den skal gøre det let at sige ja: hvad sker der, hvorfor er det værd at møde op, og hvornår og hvor.
Det skal stå i invitationen
En journalist vurderer hurtigt, om det er værd at afsætte tid. Start derfor med det, der sker, og hvad journalisten kan se, høre eller fotografere. Derefter kommer det praktiske:
- Hvad og hvorfor: én eller to sætninger om begivenheden og hvorfor den har betydning for jeres by, branche eller kunder.
- Tid og sted: dato, starttidspunkt, adresse og hvor man møder op. Skriv også, hvornår der er noget at fotografere.
- Program: hvad der sker hvornår, så journalisten kan komme til det relevante.
- Personer: hvem der kan interviewes, og at de har tid til det.
- Kontakt: navn og mobilnummer på én person, der tager telefonen under eventet.
- Tilmelding: hvordan og hvornår man svarer.
Skriv også, hvad en journalist kan få, hvis vedkommende ikke kan komme, fx billeder og en pressemeddelelse efter eventet. Opbygningen af selve teksten kan du hente i skabelonen til pressemeddelelse.
Et tænkt eksempel med fiktive oplysninger: et lille gartneri holder åbent hus i sit nye drivhus. Emnelinjen kunne være “Invitation: Se de første planter i gartneriets nye drivhus, [dag] kl. [tid]”. Første linje i mailen siger, at ejeren viser rundt i drivhuset og står til interview bagefter. Resten er program, adresse og kontaktperson.
Invitation og pressemeddelelse er to forskellige redskaber
Invitationen kommer før eventet og skal få nogen til at møde op. Pressemeddelelsen efter eventet skal kunne bruges af dem, der ikke var der.
| Invitation | Pressemeddelelse efter eventet | |
|---|---|---|
| Formål | Få en journalist eller fotograf til at komme | Give et færdigt grundlag til dem, der ikke kom |
| Tidspunkt | Før, og med en kort påmindelse tæt på | Samme dag eller dagen efter |
| Indhold | Program, tid, sted, kontakt | Hvad der skete, citater, billeder |
Er det en ny butik, der åbner, er det ofte selve åbningen, der er nyheden. Se Åbning af ny forretning. Er det et nyt produkt, hører det hjemme under produktlancering. Invitationen er det, der får pressen til at komme, uanset hvilken nyhed eventet handler om.
Udsendelse og opfølgning
Send invitationen i så god tid, at redaktioner kan nå at planlægge. Er den sendt for sent, kan journalisten ikke afsætte en fotograf. Er den sendt meget tidligt, bliver den glemt, så send en kort påmindelse tættere på. Det er almindelig redaktionel praksis, ikke noget, vi kan dokumentere med en undersøgelse.
Du kan sende direkte til de journalister, du selv har fundet, eller bruge en tjeneste. Ritzau oplyser, at en pressemeddelelse sendt med Via Ritzau kan målrettes med Ritzaus database over medier og journalister. De oplyser også, at pressemeddelelsen kvalitetssikres og godkendes, inden den når medierne. Hvornår det er bedre at ringe selv, kan du læse om i guiden om Via Ritzau. At ringe til en lokal redaktion dagen før er vores egen vurdering af god praksis, ikke noget, kilderne siger.
Det afhænger af eventet og af dig
Guiden handler om invitationen til pressen. Den dækker ikke planlægningen af selve eventet, invitationer til kunder eller gæster, eller hvordan du håndterer tilmeldingslister med personoplysninger. Er du i tvivl om det sidste, så spørg en fagperson.
Ingen invitation kan sikre, at nogen kommer, eller at der kommer en artikel. Det afhænger af, hvad der ellers sker den dag, og af om begivenheden har noget at vise. Et event uden noget visuelt eller lokalt at fortælle er svært at sælge som invitation. Så er en almindelig pressemeddelelse ofte et bedre valg. Er du i tvivl, kan du prøve værktøjet, der hjælper dig med at finde vinklen.
Læsernes spørgsmål
Skal jeg sende invitationen som pressemeddelelse?
Det kan du godt, men hold den kortere end en almindelig pressemeddelelse. Journalisten skal kunne se det vigtigste, før vedkommende scroller.
Hvad gør jeg, hvis ingen svarer?
Send en kort påmindelse, og ring evt. til den redaktion, der passer bedst. Kommer ingen, så send billeder og en kort tekst efter eventet til dem, du inviterede.
Skal jeg love en journalist en interviewaftale på forhånd?
Ja, hvis du kan holde den. Skriv, hvem der er til rådighed og hvornår, så journalisten ved, at der er mulighed for en historie, også hvis eventet i sig selv ikke er nok.