Layout til pressemeddelelse: billeder, brevhoved og vedhæftninger, der gør den lettere at bruge

Layoutet til en pressemeddelelse virker, når teksten er enkel at læse, og alt, journalisten skal bruge, ligger i selve mailen eller hænger ved den: et tydeligt brevhoved med afsender, overskrift og indledning øverst, én eller få billedfiler med billedtekst og en kontaktperson med direkte telefonnummer. Resten af guiden er en tjekliste, du kan gå igennem, før du trykker send.

Opsætning, der er hurtig at læse

Journalisten skal hurtigt kunne afgøre, om historien er relevant. Layoutet skal derfor hjælpe og ikke trække opmærksomhed.

• Brevhoved: Virksomhedens navn og logo øverst, og under det ordet “Pressemeddelelse” samt dato. Journalisten skal kunne se, hvem afsenderen er, og hvor frisk nyheden er.
• Overskrift og indledning: Overskriften står som den største tekst, og indledningen står fremhævet lige under. Hvordan de skrives, gennemgår skabelonguiden felt for felt.
• Skrift: Vælg én almindelig, letlæselig skrifttype, og brug kun fed og størrelse til at adskille overskrift, indledning og brødtekst. Undgå farvet tekst, farvede baggrunde og pyntelinjer. De kan se anderledes ud hos modtageren, og de hjælper ikke læseren.
• Brødtekst: Korte afsnit, plads mellem dem og ingen tekst i billeder. Tekst i et billede kan en journalist ikke kopiere.
• Kontaktoplysninger: Navn, titel, direkte telefonnummer og mailadresse på en person, der faktisk tager telefonen, mens nyheden er aktuel. Skriv også, hvor billeder og fakta kan hentes.

Billeder, der kan bruges uden at spørge

Et brugbart billede gør det lettere for en journalist at tage historien med. Journalisten skal ikke skrive tilbage for at få det.

• Vælg få billeder: Et billede af det, nyheden handler om, og eventuelt et af den person, der udtaler sig. Hellere få, der er skarpe og tydelige, end mange, der ligner hinanden.
• Kvalitet og størrelse: Send originalfilen i så høj kvalitet, at den kan beskæres og bruges både på skærm og i tryk. Vil du ikke fylde mailen, så læg originalerne til download og vedlæg en lille udgave. Hvilke krav et bestemt medie stiller, kan du ikke læse dig til her. Spørg mediet, hvis du er i tvivl.
• Filnavne: Giv filen et sigende navn, så den kan findes igen, fx virksomhed, emne og motiv. Undgå navne som “IMG_2231”.
• Billedtekst: Skriv, hvem eller hvad der ses, og hvor og hvornår billedet er taget. Personer på billedet navngives fra venstre mod højre, hvis der er flere.
• Motiv: Vælg billeder, hvor der sker noget, frem for opstillede billeder foran en væg. Undgå logoer og tekst, der dækker motivet.

Rettigheder og personer på billederne

Før et billede sendes, skal du vide, hvem der må give lov til, at det bruges. Kulturministeriet skriver, at det er fotografen, der har rettighederne til fotografiske billeder. Har en anden end dig taget billedet, skal du derfor have en klar aftale med fotografen om, at virksomheden må sende det til pressen.

Er der personer på billedet, der kan genkendes, skriver Datatilsynet, at tilsynet ikke længere skelner mellem situations- og portrætbilleder. Offentliggørelse beror i stedet på en helhedsvurdering af billedet og formålet. Der findes altså ikke en enkel regel, der gælder for alle billeder. Er du i tvivl, så spørg personen, før billedet sendes, og læs tilsynets egen side.

Vedhæftninger og links: hvad hører hvor

Hold selve meddelelsen kort, og læg det øvrige materiale, hvor journalisten kan finde det. Tabellen er vores egen redaktionelle tommelfingerregel og ikke en dokumenteret norm.

Sender du via et nyhedsbureau, kan du vedhæfte billeder og andet materiale. Ritzau oplyser, at man i Via Ritzau kan vedhæfte billeder, rapporter eller andet materiale, der styrker budskabet, og at pressemeddelelsen kan uploades som Word-fil. Hvordan den vej adskiller sig fra direkte mail og telefon, står i guiden om Ritzau.

Et tænkt eksempel på en færdig opsætning

Eksemplet er vores eget og opdigtet: et fiktivt bageri, der starter udbringning af brød til ældre i kvarteret. Det er ikke en rigtig sag.

• Emnelinje i mailen: “Pressemeddelelse: Bageriet indfører udbringning til ældre i kvarteret”.
• Øverst: Logo, ordet “Pressemeddelelse” og dato. Derefter overskrift og indledning, der siger hvem, hvad, hvor og hvornår.
• Billeder: To filer med navne som “bageri-udbringning-cykel” og “bageri-udbringning-bager”. Under hver står en billedtekst med, hvem eller hvad der ses.
• Nederst: Kontaktperson med direkte telefonnummer og en linje om, hvor flere billeder kan hentes.

En journalist kan nu læse historien, vælge et billede og skrive sin egen tekst uden at ringe. Brug opsætningen som forbillede, når du skriver din egen. Er du i tvivl om, hvilken type nyhed du har, kan du bruge værktøjet til at finde din vinkel. Før og efter en omskrivning kan du se i eksemplet på en pressemeddelelse.

Det afhænger af modtageren, og det kan du ikke læse her

Guiden handler om opsætningen af en enkelt pressemeddelelse og dens materiale. Den dækker ikke grafisk design i bred forstand, og vi har ikke kilder til bestemte skrifttyper, billedstørrelser eller journalisters præferencer. Det, der står ovenfor, er almindelig redaktionel praksis.

• Stiller modtageren eller nyhedsbureauet egne krav til filer og format, så følg dem frem for denne guide.
• Er du i tvivl om, om et billede af en person må sendes til pressen, så kontakt Datatilsynet eller en jurist.
• Er du i tvivl om, hvem der ejer rettighederne til et billede, så spørg fotografen, eller få juridisk rådgivning, inden du sender.

Spørgsmål om layout og vedhæftninger

Skal pressemeddelelsen sendes som fil eller som mailtekst?

Skriv teksten direkte i mailen, så den kan læses med det samme. Vil du også vedhæfte en fil, kan det være et Word-dokument. Ritzau oplyser, at pressemeddelelsen kan uploades som Word-fil i Via Ritzau.

Hvor mange billeder skal jeg vedhæfte?

Der findes ikke et tal, vi kan dokumentere. Send de billeder, en journalist realistisk kan bruge, og læg flere i et link, hvis der er mere materiale.

Må jeg sende et billede af mine medarbejdere eller kunder?

Det afhænger af billedet og formålet. Datatilsynet skriver, at det beror på en helhedsvurdering. Spørg de personer, der kan genkendes, og kontakt tilsynet eller en jurist, hvis du er i tvivl.

Skal jeg have et pressekit, før jeg sender en meddelelse?

Nej, men det gør arbejdet lettere. Samler du logo, billeder, korte fakta og kontaktperson ét sted, kan du henvise til det i hver meddelelse. Journalisten behøver så ikke at skrive tilbage.